Nebenkosten sind die monatlichen Gebühren die Sie für solche Leistungen bezahlen, die Sie gemeinsam mit Ihren Nachbarn im selben Gebäude (manchmal auch mit den Nachbarn des selben Wohnkomplexes oder auch der ganzen Wohnsiedlung) teilen.
Sie müssen jeden Monat einen geschätzten Betrag für die Erhaltung und Reparatur der gemeinsamen Flächen (z.B. Hausflure, die Eingangshalle, Außenanlagen und Aufzüge), die Kosten für den Hausmeister, die Wasserversorgung, Abwasserentsorgung und andere gemeinsam benutzte Utilitys (wozu auch heißes und kaltes Wasser gehören, wenn dieses auf gemeinschaftlicher Basis zur Verfügung gestellt wird), bezahlen. Am Ende des Jahres werden die tatsächlich angefallenen Kosten berechnet und den Mietern anteilig in Rechnung gestellt. Diese Zuteilung erfolgt anhand der Größe der Wohnung oder anderen vertraglich vereinbarten Kriterien. Wenn Sie das ganze Jahr über zu viel bezahlt haben, bekommen Sie für Ihre nächste Mietzahlung eine Gutschrift. Wenn Sie jedoch weniger als den tatsächlich angefallenen Betrag gezahlt haben, müssen Sie die Differenz begleichen. Der geschätzte monatliche Betrag wird dann für das folgende Jahr dementsprechend angeglichen.
Die Nebenkosten erhöhen die Kaltmiete normalerweise um 10 bis 20 %, je nachdem was sie genau beinhaltet und wie die Zuteilung der Kosten erfolgt. Wenn Sie aus Ihrer Wohnung ausziehen, ist es üblich, dass der Besitzer die Kaution so lange zurückbehält, bis die letzten Nebenkosten abgerechnet wurden, was länger als ein Jahr dauern kann. Nehmen Sie bitte zur Kenntnis, dass es in Belgien keine Mieter- oder Vermietervereinigungen gibt, denen Sie beitreten können, um ein Mitspracherecht bei der Höhe der Gebühren und Belastungen zu haben.
Die meisten Wohnblöcke haben eine Hausordnung, die teilweise von der örtlichen Kommune vorgegeben wird und rechtlich eingeklagt werden kann. Wenn Sie in eine Wohnung einziehen oder einen Miet- oder Kaufvertrag unterschreiben, sollten Sie eine Kopie der Hausordnung bekommen, aber es ist auf jeden Fall sinnvoll, die Regeln schon vor der Unterzeichnung des Vertrages durchzugehen, da diese Ihre Nutzungsrechte der gemeinsamen Einrichtungen teils empfindlich einschränken können (Manchmal wird sogar die Farbe der Vorhänge an Ihren Fenstern vorgegeben!). Falls Sie die Regeln nicht verstehen, lassen Sie sie sich übersetzen. Unwissenheit schützt nicht vor Strafe!
Eine gemeinsame Hausordnung beinhaltet Einschränkungen zur Nutzung der Hausflure als Stauraum für Fahrräder oder Kinderspielzeug, Lärm (insbesondere spät abends), wozu auch die Benutzung der Toilettenspülung und der Dusche nach 22 Uhr gehört, außerdem Einschränkungen zur Nutzung des Aufzugs von unbeaufsichtigten Kindern, zum Bewegen von Möbeln oder anderen großen Gegenständen, zur Nutzung von Balkonen oder einsehbaren Terrassen zum Aufhängen von Wäsche oder zur Befestigung von Satellitenschüsseln und zum Parken von Anwohnern und deren Gästen. Die Regeln können ebenso die Organisation der Kehrwoche und anderen Verantwortlichkeiten (z.B. Schließung der gemeinsamen Eingänge in der Nacht oder Abholung des Mülls) betreffen.
Eine der wichtigsten Aufgaben, die beim Einzug in eine neue Wohnung oder ein Haus anfällt, ist die Bestandsaufnahme, die mit einem Bericht über den Zustand der Wohnung ( état des lieux/staat van de huis) verbunden ist. Dieser muss den Zustand der Vorrichtungen und Geräte (wenn es welche gibt), die Sauberkeit, den Zustand der Innenausstattung, sowie eine Aufzählung der fehlenden oder reparaturbedürftigen Gegenstände enthalten. Die Vorgehensweisen können sich unterscheiden, aber normalerweise werden alle Probleme und Schäden auf einem Formular aufgelistet, welches dann sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter, bzw. bei einem Verkauf vom Käufer und Verkäufer unterschrieben werden muss. Die meisten Mietverträge verlangen vom Mieter, dass er die Wohnung wieder in dem Zustand, in dem sie sich beim Einzug befand, zurückgibt. Dieser Zustand wird durch den beim Einzug erstellten Bericht festgelegt. Beim Auszug müssen Sie für all die Schäden aufkommen, die nicht auf jener Liste stehen, deshalb sollten Sie sich beim Einzug vergewissern, dass Sie die Wohnung durch und durch auf Mängel und Schäden untersucht haben und die Liste der Bestandsaufnahme vor der Unterzeichnung unbedingt auf Vollständigkeit überprüfen.
Sind Sie erst einmal eingezogen, wird es sehr schwer (oder unmöglich), den Vermieter dazu zu überreden irgendetwas zu reparieren, da Sie von da an selbst für alle Wartungen und Reparaturen in Ihrer Wohnung zuständig sind. Wenn Sie ein Haus oder eine Wohnung kaufen, sollten in der Bestandsaufnahme all jene unfertigen Arbeiten und Reparaturen einzeln aufgelistet sein, deren Übernahme der Käufer zugestimmt hat. Wenn möglich, sollte diese Liste zusammen mit den Terminen, bis zu welchen die Arbeiten erledigt sein sollen, noch vor der Übergabe dem Notar vorgelegt werden, sodass sie Teil des Vertrages wird.
In Belgien wird diese Bestandsaufnahme üblicherweise von einem Sachverständigen ( géomètre/landmeter), der vom Besitzer des Hauses oder der Wohnung bezahlt wird, durchgeführt. Jedoch ist es sinnvoll, einen eigenen Sachverständigen anzuheuern, sobald Sie begründete Zweifel an der Kompetenz oder Objektivität der Person, die Ihr Vermieter engagiert hat, haben. Der Sachverständige soll die leer stehende Wohnung oder das leer stehende Haus peinlich genau untersuchen und dabei alle Mängel und Schäden von Kratzern und Schrammen von Schuhabsätzen auf dem Fußboden bis hin zu zerbrochenen oder beschädigten Fenstern, Türen oder Rohrleitungen, genauestens notieren. Sie können (und sollten) bei Bestandsaufnahme anwesend sein, damit Sie sich vergewissern können, dass alles ordnungsgemäß aufgelistet wird.
Wenn Sie irgendwelche Geräte und Vorrichtungen von Ihrem Vormieter übernehmen, sollten Sie eine Quittung verlangen, damit der Besitzer der Wohnung darauf bei der Bestandsaufnahme oder wenn Sie ausziehen keinen Anspruch erheben kann. Wenn Sie irgendwelche Teile bei einem Räumungsverkauf erworben haben, sollten Sie darauf achten, dass diese in die Bestandsaufnahme aufgenommen werden und dass dabei die Bezeichnung mit dem übereinstimmt, was Sie gekauft haben.